Hiểu rõ yêu cầu bảo quản từng loại hàng hóa
Để giữ hàng hóa an toàn và đạt chất lượng cao, bước đầu tiên là xác rõ đặc tính và yêu cầu bảo quản của từng loại sản phẩm: thực phẩm tươi sốngthịt, cá) cần nhiệt độ đông lạnh hoặc lạnh vừa phải; rau củ quả cần kiểm soát độ ẩm cao hơn; sữa, kem và các sản phẩm đông cần duy trì nhiệt độ dưới mức quy định liên tục. Việc nắm rõ điểm đông, điểm tan, độ ẩm tối ưu và thời gian bảo quản tối đa giúp bạn thiết lập đúng quy trình lưu kho và hạn chế hao hụt.
Ngoài ra, mỗi loại hàng còn có yêu cầu về xử lý trước khi nhập kho: tiền xử lý như rửa, làm khô, đóng gói chuyên biệt, dán nhãn ngày sản xuất/hạn sử dụng giúp quản lý vòng đời. Phân loại theo tính dễ hư hỏng, nguy cơ nhiễ chéo (ví dụ thực phẩm chế biến vs hàng thô), và yêu cầu độ ẩm/nhiệt sẽ giúp bố trí kho hợp lý.
Cuối cùng, kiểm tra các tiêu chuẩn pháp lý, chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (HACCP, ISO 22000) và hướng dẫn bảo quản từ nhà sản xuất. Khi hiểu rõ yêu cầu của sản phẩm, bạn sẽ giảm được rủi ro mất lượng, giảm lãng phí và tăng độ tin cậy chuỗi cung ứng.
Lựa chọn nhiệt độ và độ ẩm phù hợp
Kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm chính “trái tim” của kho lạnh. Mỗi loại hàng hóa có khoảng nhiệt độ tối ưu: thực phẩm đông lạnh thường cần dưới -18°C, sản phẩm lạnh (cold chain) như sữa tươi, thịt mát động 0–4°C, còn rau củ quả thường bảo quản tốt ở nhiệt độ 0–8°C với độ ẩm cao (85–95%). Việc thiết lập hệ thống khiển chính xác theo từng vùng trong kho giúp duy trì kiện tối ưu mà không lãng phí năng lượng.
Áp dụng các thiết bị đo tin cậy như cảm biến nhiệt độ 24/7, ghi dữ liệu tự động (data logger) và hệ thống cảnh báo khi vượt ngưỡng là cần thiết. Đo và ghi lại nhiệt độ/độ ẩm liên tục giúp bạn phát hiện sớm sự cố và thực hiện hành động kịp thời. Các yếu tố khác như thời gian mở cửa, luồng không khí, cách sắp xếp pallet, và tải nhiệt khi nhập/xuất hàng đều ảnh hưởng tới biến động nhiệt.
Đừng quên kiểm soát độ ẩm để tránh tình trạng mất nước hoặcẩm mốc: dùng máy hút ẩm hoặc hệ thống phun ẩm khi cần, và đảm bảo thông gió phù hợp. Khi thiết lập nhiệt độ/độ ẩm chính xác, bạn bảo toàn chất lượng sản phẩm và kéo dài thời gian sử dụng tối đa.
Quy trình nhận hàng và kiểm tra chất lượng
Một quy trình nhận hàng chặt chẽ giúp ngăn hàng kém chất lượng hoặc sai điều kiện vào kho. Khi hàng về, tiến hành kiểm tra hồ sơ: đơn hàng, chứng từ vận chuyển, giấy kiểm định nhiệt độ nếu có, tem ngày sản xuất/hạn dùng. Kiểm tra trực quan bao bì, dấu hiệu hư hỏng, bốc mùi, đóngăng không đúng, hay dấu hiệu bị tan/đông không đồng đều.
Sử dụng checklist chuẩn khi tiếp nhận: kiểm tra nhiệt độ bề mặt, đo nhiệt độ trung tâm sản phẩm nếu cần, xác nhận điều kiện vệ sinh xe và tài xế, đối chiếu mã lô và số lượng. Ghi lại mọi bất thường bằng hình ảnh và biên bản để dễ giải quyết với nhà cung cấp hoặc đơn vị vận chuyển. Hàng hóa không đạt yêu cầu nên được cách ly trong vực giữ chờ (quarantine) để chờ xử lý theo SOP (trả lại, tiêu hủy hoặc xử lý khắc phục).
Việc kiểm tra định kỳ mẫu ngẫu nhiên lưu mẫu để xét nghiệm vi sinh khi cần thiết là bước bảo đảm chất lượng lâu dài. Một quy trình nhận hàng nghiêm ngặt không chỉ bảo vệ chất lượng bên trong kho mà còn đảm bảo trách nhiệm pháp lý và quyền lợi khách hàng.
Sắp xếp và phân vùng kho (FIFO, FEFO)
Sắp xếp hàng hóa hợp lý giúp giảm hao hụt và giữ chất lượng. Hai phương pháp phổ biến là FIFO (First In, First Out) – xuất trước nhập trước, và FEFO ( Expired, First Out) – xuất hàng theo hạn dùng. Với thực phẩm tươi và sản phẩm có hạn sử dụng ngắn, FEFO thường hiệu quả hơn để tránh hàng bị quá hạn.
Thiết kế khu vực phân vùng theo loại hàng, nhiệt độ, và độ nhạy với ẩm/ánh sáng. Dùng kệ pallet có hệ thống luồng để dễ thao tác forklift và giảm thời gian mở cửa. Mỗi pallet/bịch/gói nên có nhãn rõ ràng: mã lô, ngày nhập, ngày hết hạn, mã sản phẩm, và vị trí trong kho. Hệ thống mã vạch RFID giúp tự động hóa việc kiểm kê và giảm lỗi thủ.
Khi bố trí, lưu ý tạo khoảng cách giữa các pallet để luồng không khí lạnh lưu thông tốt, tránh chồng quá cao gây ép vỡ bao bì hoặc làm giảm hiệu suất làm lạnh. Thiết lập lối đi an toàn và khu vực dành cho hàng cách ly, kiểm tra hoặc hàng chờ xuất. Việc tổ chức kho khoa học giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm, giảm tổn thất và nâng cao năng suất xuất nhập.
Kiểm soát vệ sinh và phòng chống nhiễm chéo
Vệ sinh kho lạnh là yếu tố then chốt để bảo vệ chất lượng và an toàn thực phẩm. Lập kế hoạch vệ sinh định kỳ: lau chùi sàn, kệ, tường, trần, cửa, và các thiết bị tiếp xúc trực tiếp với hóa. Sử dụng hóa phù hợp, rõ nhãn và tuân thủ thời gian lưu tác dụng/tráng rửa nếu cần. Ghi chép nhật ký vệ sinh để đảm bảo trách nhiệm và kiểm tra hậu kiểm.
Phòng chống nhiễm chéo giữa các loại hàng (thịt vs rau, hàng tươi vs hàng đã chế biến) bằng cách phân vùng, dụng khay chứa riêng, bao phủ kín và chú ý luồng nhân viên, thiết bị. Thiết lập quy định thay đồ, rửa tay, sử dụng găng tay và mũ cho viên khi vào khu vực bốc dỡ. Kiểm soát côn trùng và chuột bằng bả,ẫy và kiểm tra định kỳ; đảm bảo cửa đóng kín, lỗ thông gió được lưới và khép kín.
Đào tạo nhân viên về quy trình vệ sinh, tần suất thực hiện và cách xử lý khi phát hiện dấu hiệu ô nhiễm. Kiểm tra mẫu bề mặt và không khí theo lịch để đánh giá hiệu quả vệ sinh. Một kho lạnh sạch sẽ giảm rủi ro bệnh truyền qua thực phẩm, tăng độ tin cậy với đối tác và tuân thủ quy định an toàn thực phẩm.
Bảo trì hệ thống lạnh và thiết bị giám sát
Hệ thống làm lạnh và các thiết bị giám sát là trái tim của kho lạnh; bảo trì định kỳ giúp tránh sự cố đột ngột. Lập lịch bảo trì cho nén, dàn lạnh, quạt, van, bộ điều khiển và cửa kho. Kiểm tra ron cửa, gioăng, khả năng kín để hạn chế thất thoát nhiệt. Vệ sinh bộ lọc, kiểm tra gas lạnh, đo áp suất và hiệu suất năng lượng theo định kỳ.
Cài đặt hệ thống giám sát 24/7 với ghi log nhiệt độ, độ ẩm, cùng báo qua SMS/email khi vượt ngưỡng. Kết hợp UPS hoặc máy phát điện dự phòng để giữ hệ giám sát và làm lạnh hoạt động khi mất điện. Lưu trữ bản lưu dữ liệu để phục vụ truy xuất nguồn gốc và kiểm toán.
Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa nhanh để có thể phản ứng kịp thời khi có sự cố. Thực hiện kiểm tra trước mùa nắng/nhiệt độ cao để nâng cấp cách nhiệt, kiểm tra cánh quạt và bôi trơn các chi tiết cơ khí. Bảo trì chủ động giúp giảm chi phí sửa chữa lớn, tránh hỏng và duy trì hiệu suất hoạt động tối ưu.
Đào tạo nhân viên và quy tắc an toàn
Nhân viên là yếu tố quyết định trong quản kho lạnh. Đào tạo quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), an toàn lao động (PPE, xử lý trượt ngã, công tác trong môi trường lạnh), và xử lý sự cố là cần thiết. Giảng dạy về các dấu hiệu hư hỏng hàng hóa, cách đo nhiệt độ chính xác, quy cách ghi chép và sử dụng thiết bị giám sát.
Quy định an toàn khi thao tác trong kho lạnh: giới hạn thời gian làm việc trong môi trường lạnh, có khu vực nghỉ ấm, cấp đồ bảo hộ cách nhiệt, và quy trình cấp khi bị cảm lạnh hoặc taiạn. Đào tạo vận hành forklift an toàn, kỹ thuật xếp dỡ pallet để tránh rơi vỡ và chấn thương.
Tổ chức huấn luyện định kỳ, đánh giá năng lực nhân viên và thực hiện các buổi tập xử lý sự cố (mất điện, tràn hóa chất, rò rỉ gas). Ghi nhận và khuyến khích phản hồi từ nhân viên để cải tiến quy trình. Một đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản giúp giảm rủi ro, nâng cao hiệu quả kho và đảm bảo an toàn cho hàng hóa lẫn con người.
Quản lý hồ sơ, truy xuất nguồn gốc và kiểm kê định kỳ
Hệ thống hồ sơ đầy đủ và truy xuất nguồn gốc (traceability) giúp bạn kiểm soát chất lượng và xử lý khi phát sinh vấn đề. Ghi chép chi tiết: ngày nhập, nhà cung cấp, mã lô, điều kiện nhiệt độ khi tiếp nhận, kết quả kiểm tra chất lượng, ngày xuất, khách hàng. Sử dụng phần mềm quản lý kho (WMS) tích hợp mã vạch/RFID giúp tự động hóa và giảm sai sót thủ công.
Kiểm kê định kỳ (cycle count) theo từng khu vực hoặc sản phẩm giúp phát hiện sớm chênh lệch tồn kho và vấn đề lưu kho. Thiết lập lịch kiểm kê hàng tháng/quý tùy theo tính nhạy của sản phẩm, kèm theo đối soát thực tế và sổ sách. Lưu trữ dữ liệu ghi log nhiệt độ/độ ẩm để chứng minh tuân thủ điều kiện bảo quản khi cần kiểm tra hay khiếu nại.
Khả năng truy xuất nguồn gốc nhanh giúp thu hồi sản phẩm hiệu quả nếu phát hiện lỗi, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tổn thất thương hiệu. Hồ sơ rõ ràng cũng giúp tối ưu hóa chu kỳ tồn kho, nâng cao độ tin cậy với đối tác và khách hàng.
Hợp tác với đối tác vận chuyển và kế hoạch ứng phó khẩn cấp
Chuỗi lạnh chỉ an toàn khi vận chuyển giữa kho và điểm tiêu thụ được duy trì liên tục. Lựa chọn đối tác vận chuyển có xe lạnh đạt chuẩn, có hệ thống theo dõi nhiệt độ và quy trình giao nhận nghiêm ngặt. Th hiện tiền làm lạnh (pre-cooling) cho xe và sản phẩm trước khi chất hàng, sử dụng vật liệu đóng gói cách nhiệt và kiểm soát thời gian vận chuyển tối ưu.
Xây dựng kế hoạch ứng phó khẩn cấp: kịch bản khi mất điện (máy phát, diời hàng đến kho dự phòng), khi thiết bị hỏngliên hệ sửa chữa, chuyển lô nguy cơ), khi phát hiện ô nhiễm (cách ly, xử lý, thông báo khách hàng). Đảm bảo có hợp đồng bảo hiểm hàng hóa để bù đắp rủi ro thiệt h. Thực hành diễn tập định kỳ để đánh giá hiệu quả kịch bản và cập nhật SOP.
Giao tiếp minh bạch với nhà cung cấp và khách hàng khi có sự cố, cung cấp hồ sơ nhiệt độ và hành động khắc phục. Một mạng lưới đối tác đáng tin cậy cùng kế hoạch dự phòng hoàn chỉnh giúp kho lạnh Kim Ngọc Đăng giữ an toàn và chất lượng hàng hóa liên tục, ngay cả khi gặp tình huống bất ngờ.
Liên hệ Kho lạnh Kim Ngọc Đăng để được tư vấn quản lý kho lạnh chuyên nghiệp và giải pháp bảo quản tối ưu cho hàng hóa của bạn:
Kho xưởng: 15 Cây Cám, phường Bình Tân, TPHCM
Điện thoại: 0918.364 | Hotline: 0387.838 968
Email kimngocdang042019@gmail.com | Website: kholanhkimngocdang.com
Lượt Truy Cập: 1585 